Sie organisieren eine öffentliche Veranstaltung und möchten sichergehen, dass dabei keine wichtigen Schritte vergessen gehen? Mit dieser Checkliste helfen wir Ihnen dabei, von A wie Agenda-Eintrag bis Z wie Zufahrtskonzept an alles zu denken.

1) Idee/Konzept

Machen Sie sich ganz zu Beginn der Planung Gedanken über das Ziel Ihres Anlasses und klären Sie die Eckdaten. Je nach Art der Veranstaltung macht es hierbei Sinn, das Vorhaben mit einem mehr oder weniger detaillierten Konzept zu beschreiben, damit Sie die Planung strukturiert angehen können. Dazu gehören neben dem Programm, dem Angebot und der Werbung auch Überlegungen zur Sicherheit, zur An- und Abreise der Gäste, zur Hygiene der in Festwirtschaft, zum Abfallmanagement usw.
 

2) Infrastruktur reservieren

Sollten Sie für Ihre Veranstaltung die öffentliche Infrastruktur der Gemeinde nutzen wollen, dann vergewissern Sie sich frühzeitig, ob diese für die vorgesehene Zeit noch verfügbar ist. Viele Räumlichkeiten könne Sie über das Raumreservations-Tool direkt online anfragen und buchen. Wollen Sie für Ihren Anlass öffentliche Flächen  (z.B. Parkplätze, Schul-Aussenanlagen, Skater-Park, etc.) beanspruchen, so sprechen Sie sich bitte vorgängig mit der Abteilung Liegenschaften + Strassen ab.
 

3) Bewilligungen Einholen

Klären Sie rechtzeitig ab, ob Ihre Veranstaltung bewilligungspflichtig ist und reichen Sie die dafür notwendigen Unterlagen ein. Dies ist insbesondere dann der Fall, wenn Sie eine Festwirtschaft führen und/oder eure Veranstaltungen auf Strassen, öffentlichen Plätzen (z.B. Markt, Umzug) oder in der freien Natur (z.B. Lager, OL, OpenAir) durchführen wollt. Es gibt jedoch auch weitere Bewilligungs- und Meldepflichten, so etwa für grosse Tombolas sowie für Anlässe mit Laseranlagen, grossem Feuerwerk oder hoher Lautstärke. Ebenfalls ist eine allfällige Polizeistundenverlängerung frühzeitig zu beantragen. Bei Fragen rund um diese Themen hilft die Gemeinderatskanzlei gerne weiter.
 

4) Anlass bewerben

Sobald alle Formalitäten geregelt sind, geht es ans Bewerben eurer Veranstaltung. Für Vereine und Organisationen/Institutionen stellt die Gemeine hierfür verschiedene Plattformen kostenlos zur Verfügung.

• Veranstaltungskalender der Gemeinde: Vereinen und Institutionen/Organisationen können ihre öffentlichen, nicht-kommerziellen Anlässe direkt im Online-Veranstaltungskalender der Gemeinde veröffentlichen. (Vereinsinterne, kommerzielle und  wiederkehrende Anlässe sowie Gottesdienste werden nicht aufgenommen.)

• Eschenbach aktuell: Diese Web-Einträge werden dann automatisch auch in die Agenda auf der Rückseite des «Eschenbach aktuell» übernommen, sofern sie den Kriterien entsprechen und die Redaktion Platz zur Verfügung stellen kann. Zusätzlich haben Sie die Möglichkeit, mit einem kostenlosen «Dorfleben-Inserat» im Gemeinde-Mitteilungsblatt auf Ihren Anlass aufmerksam zu machen.

• Ortseingangstafeln: Sofern Sie mit Ihrem Anlass ein breites Publikum ansprechen, wird dieser anhand des Online-Eintrags automatisch auch auf die neuen digitalen Ortseingangstafeln übernommen. Das Layout dafür ist standardisiert und die Ausstrahlung wird auf zwei Wochen im entsprechenden Ortsteil beschränkt. Anlässe auf Voranmeldung können dabei leider nicht berücksichtigt werden. Für Fragen dazu steht die Abteilung Kommunikation gerne zur Verfügung.

• Sonstige Werbemöglichkeiten: Kulturelle Anlässe können Sie auch im regionalen szenen-Kulturportal kostenlos erfassen. Beim Anbringen Werbeplakaten im öffentlichen Raum ist die Bewilligung des jeweiligen Grundeigentümers einzuholen. Zudem sind im Strassenbereich die Vorgaben bezüglich Verkehrssicherheit einzuhalten. Im Bereich von Gemeindeliegenschaften ist dies nur in begründeten Ausnahmefällen und nach Rücksprache mit der Abteilung Liegenschaften + Strassen möglich. Und beim Verteilen von Flyern ist die Littering-Gesetzgebung zu beachten.